i. |
Pegawai yang berhubungan langsung dengan para Wajib Pajak harus menjaga sopan santun dan perilaku, ramah, tanggap, cermat dan cepat, serta tidak mempersulit pelayanan, dengan cara :
1) |
Bersikap hormat dan rendah hati terhadap tamu; |
2) |
Petugas selalu berpakaian rapi dan bersepatu; |
3) |
Selalu bersikap ramah, memberikan 3 S (senyum, sapa, dan salam); |
4) |
Mengenakan kartu identitas pegawai di dada; |
5) |
Menyapa tamu yang datang dengan menanyakan (misalnya "selamat pagi/siang/sore, apa yang dapat kami bantu Pak/Bu?"); |
6) |
Dengarkanlah baik-baik apa yang diutarakan oleh Wajib Pajak. Oleh karena itu, jangan melakukan aktivitas lain misalnya menjawab panggilan telepon, makan dan minum atau mendengarkan musik (melalui headphone/earphone); |
7) |
Jika perlu, mintalah nomor telepon tamu untuk dapat dihubungi; |
8) |
Hindarilah mengobrol atau bercanda berlebihan dengan sesama petugas, atau Wajib Pajak yang dilayani; |
9) |
Tatalah waktu berkonsultasi dengan seefisien mungkin; |
10) |
Sedapat mungkin, dalam menyerahkan dokumen/tanda teroma kepada Wajib Pajak dengan menggunakan kedua tangan. |
|
ii. |
Selain pegawai DJP, tidak diperkenankan orang lain ditempatkan di TPT/PST. Pegawai yang ditempatkan di TPT/PST harus memiliki kriteria sebagaimana butir c.i tersebut di atas; |
iii. |
Apabila ada panggilan penting dan terpaksa harus meninggalkan Wajib Pajak, petugas memohon maaf kepada Wajib Pajak dan agar digantikan oleh petugas lain; |
iv. |
Siaga melayani pertanyaan Wajib Pajak. Apabila ada pertanyaan yang tidak dapat dijawab, petugas meminta waktu untuk menghubungi supervisor/atasannya atau apabila tingkat persoalan agak kompleks dapat dipersilakan ke runagan konsultasi untuk ditangani oleh petugas yang kompeten (misalnya AR/Auditor/Kasi); |
v. |
Dalam hal petugas adalah Ar yang pada saat bersamaan menerima tamu yang merupakan Wajib Pajak tanggung jawabnya, maka tamu lain ditangani oleh AR atau petugas lain; |
vi. |
petugas pada KPP yang melayani WP Orang Asing agar memiliki kemampuan bahasa Inggris; |
vii. |
Dalam merespon permasalahan dan memberikan informasi kepada Wajib Pajak, seharusnya :
1) |
Petugas agar memberikan informasi/penjelasan secara lengkap sehingga Wajib Pajak dapat mengerti dengan baik; |
2) |
Untuk lebih meyakinkan Wajib Pajak, petugas dapat menggunakan brosur/leaflet/buku petunjuk teknis pelayanan; |
3) |
Minimal satu software peraturan perpajakan (Tax Knowledge Base) telah diinstal di komputer TPT/PST; |
4) |
Apabila petugas belum yakin terhadap permasalahan yang ditanganinya, jangan memaksakan diri. Segera informasikan ke petugas lain, supervisor atau atasan yang bersangkutan, dan memberitahukan permasalahan yang disampaikan WP agar WP tidak ditanya berkali-kali; |
5) |
Apabila petugas TPT belum bisa memberikan jawaban yang memadai dan Wajib Pajak harus menemui petugas lain dalam menuntaskan permasalahannya, petugas TPT diharapkan untuk meminta maaf (misalnya dengan pernyataan "Mohon Maaf, saya belum dapat membatu Bapak/Ibu saat ini. Oleh karena itu permasalahan ini akan saya teruskan kepada rekan kami/atasan saya yang lain untuk membantu Bapak/Ibu"); |
6) |
Jika dimungkinkan, jabatlah tangan Wajib Pajak dan mengucapkan terima kasih pada saat tamu akan meninggalkan tempat; |
|
viii. |
Setiap tamu yang datang ke TPT, harus ada petugas keamanan (tenaga satuan pengamanan) yang menyambut, menanyakan keperluan dan mempersilakan tamu dengan sopan untuk mengambil nomor antrian; |
ix. |
Apabila antrian cukup panjang dan waktu menunggu lebih lama maka petugas harus memberikan penjelasan dengan baik, sopan dan tetap ramah, (misalnya dengan menggunakan kalimat seperti : "Maaf Bapak/Ibu, mohon menunggu sebentar karena kami akan menyelesaikan pekerjaan untuk sementara waktu") |
x. |
Akan lebih baik bila Petugas dapat menjelaskan berapa lama Wajib Pajak harus menunggu, (misalnya dapat menggunakan kalimat seperti : "Kami akan menyelesaikan pekerjaan dalam waktu 5-10 menit, setelah itu Bapak/Ibu akan kami panggil kembali. Terima Kasih") |
xi. |
Apabila terjadi aliran listrik padam atau sistem sedang rusak/terganggu yang mengakibatkan petugas TPT tidak dapat melayani dengan baik, sehingga Wajib Pajak menjadi tidak sabar/marah, maka yang harus diperhatikan antara lain adalah :
1) |
Petugas meminta maaf atas situasi ini; |
2) |
Memberikan informasi bahwa listrik padam atau sistem sedang rusak; |
3) |
Memberikan informasi lamanya waktu yang dibutuhkan bila pekerjaan dilakukan secara manual (biasanya lebih lama dari pekerjaan by system); |
4) |
Menanyakan kesediaan Waib Pajak untuk menunggu; |
5) |
Menanyakan nomor telepon yang bisa dihubungi apabila Wajib Pajak memilih untuk meninggalkan KPP untuk sementara waktu; |
6) |
Memberitahu Wajib Pajak saat suasana sudah kembali normal dan proses sudah selesai; |
7) |
Jika memungkinkan, agar disediakan minuman ringan kepada Wajib Pajak yang sedang menunggu (misalnya dengan pengadaan dispenser dan lain-lain). |
|
xii. |
Bila Petugas terpaksa tidak dapat menerima laporan/surat yang disampaikan oleh Wajib Pajak misalnya karena kurang lengkap, maka petugas harus menjelaskannya secara jelas dan ramah sampai Wajib Pajak memahami dengan baik. |