1 2 3 4

BAB III

PELAKSANAAN AKUISISI

Dalam rangka pelaksanaan akuisisi nasional arsip orde baru di lingkungan Departemen Keuangan, diperlukan sarana dan langkah-langkah kegiatan yang meliputi sosialisasi, pendataan, inventarisasi, penilaian atas nilaiguna arsip, dan penyerahan arsip yang mempunyai nilaiguna pertanggungjawaban nasional kepada Arsip Nasional Republik Indonesia/Arsip Nasional Wilayah.

A.

Organisasi Kearsipan Untuk melaksanakan akuisisi nasional arsip orde baru dan kabinet reformasi pembangunan di lingkungan Departemen Keuangan perlu adanya organisasi kearsipan yang jelas. Organisasi kearsipan di lingkungan Departemen Keuangan terdiri dari Unit Kearsipan dan Unit Pengolah baik di tingkat Pusat maupun Daerah.

1.

Unit Kearsipan di lingkungan Departemen Keuangan adalah :

a.

Kantor Pusat

1)

Sekretariat Jenderal

a.

Bagian Arsip dan Penggandaan Biro Umum sebagai Unit Kearsipan Sekretariat Jenderal, sekaligus Unit Kearsipan Pusat untuk Departemen Keuangan.

b.

Subbagian Tata Usaha Biro pada Biro Perencanaan dan HKLN sebagai Unit Kearsipan Biro Perencanaan dan HKLN;

c.

Subbagian Tata Usaha Biro pada Biro Kepegawaian sebagai Unit Kearsipan Biro Kepegawaian;

d.

Subbagian Tata Usaha Keuangan pada Biro Keuangan sebagai Unit Kearsipan Biro Keuangan;

e.

Subbagian Tata Usaha Biro pada Biro Organisasi dan Ketatalaksanaan sebagai Unit Kearsipan Biro Organisasi dan Ketatalaksanaan;

f.

Subbagian Tata Usaha Biro pada Biro Hukum dan Hubungan Masyarakat sebagai Unit Kearsipan Biro Hukum dan Humas;

g.

Subbagian Tata Usaha Biro pada Biro Tata Usaha BUMN sebagai Unit Kearsipan Biro Tata Usaha BUMN;

h.

Subbagian Tata Usaha dan Rumah Tangga pada Sekretariat BPSP sebagai Unit Kearsipan Sekretariat BPSP;

i.

Subbagian Tata Usaha pada Biro Umum sebagai Unit Kearsipan Biro Umum.

2)

Inspektorat Jenderal

a.

Badan Umum pada Sekretariat Itjen sebagai Unit Kearsipan Inspektorat Jenderal;

b.

Subbagian Tata Usaha pada Sekretariat Inspektorat Jenderal.

3)

Direktorat Jenderal Anggaran

a.

Bagian Umum pada Sekretariat Direktorat Jenderal Anggaran sebagai Unit Kearsipan Direktorat Jenderal Anggaran;

b.

Subbagian Tata Usaha pada Sekretariat Direktorat Jenderal Anggaran sebagai Unit Kearsipan Sekretariat Direktorat Jenderal Anggaran;

c.

Subbagian Tata Usaha pada Direktorat Pembinaan Anggaran I sebagai Unit Kearsipan Direktorat Pembinaan Anggaran I;

d.

Subbagian Tata Usaha pada Direktorat Pembinaan Anggaran II sebagai Unit Kearsipan Direktorat Pembinaan Anggaran II;

e.

Subbagian Tata Usaha pada Direktorat Pembinaan Anggaran II sebagai Unit Kearsipan Direktorat Pembinaan Anggaran III;

f.

Subbagian Tata Usaha pada Direktorat Pembinaan Kekayaan Negara sebagai Unit Kearsipan Direktorat Pembinaan Kekayaan Negara;

g.

Subbagian Tata Usaha pada Direktorat Tata Usaha Anggaran sebagai Unit Kearsipan Direktorat Tata Usaha Anggaran;

h.

Subbagian Tata Usaha pada Direktorat Dana Luar Negeri sebagai Unit Kearsipan Direktorat Dana Luar Negeri;

i.

Subbagian Tata Usaha pada Pusat Pengolahan Data dan Informasi Anggaran sebagai Unit Kearsipan Pusat Pengolahan Data dan Informasi Anggaran.

4)

Direktorat Jenderal Pajak

a.

Bagian Umum pada Sekretariat Direktorat Jenderal Pajak sebagai Unit Kearsipan Direktorat Jenderal Pajak;

b.

Subbagian Tata Usaha pada Sekretariat Direktorat Jenderal Pajak sebagai Unit Kearsipan Sekretariat Direktorat Jenderal Pajak;

c.

Subbagian Tata Usaha pada Direktorat Perencanaan dan Potensi Perpajakan sebagai Unit Kearsipan Direktorat Perencanaan dan Potensi Perpajakan;

d.

Subbagian Tata Usaha pada Direktorat Peraturan Perpajakan sebagai Unit Kearsipan Direktorat Peraturan Perpajakan;

e.

Subbagian Tata Usaha pada Direktorat Hubungan Perpajakan Internasional sebagai Unit Kearsipan Direktorat Hubungan Perpajakan Internasional;

f.

Subbagian Tata Usaha pada Direktorat Pertambahan Nilai dan Pajak Tidak Langsung Lainnya sebagai Unit Kearsipan Direktorat Pertambahan Nilai dan Pajak Tidak Langsung Lainnya;

g.

Subbagian Tata Usaha pada Direktorat Pajak Bumi dan Bangunan sebagai Unit Kearsipan Direktorat Pajak Bumi dan Bangunan;

h.

Subbagian Tata Usaha pada Direktorat Pemeriksaan Pajak sebagai Unit Kearsipan Direktorat Pemeriksaan Pajak;

i.

Subbagian Tata Usaha pada Pusat Pengolahan Data dan Informasi Perpajakan sebagai Unit Kearsipan Pusat Pengolahan Data dan Informasi Perpajakan.

5)

Direktorat Jenderal Bea dan Cukai

a.

Bagian Umum pada Sekretariat Direktorat Jenderal Bea dan Cukai sebagai Unit Kearsipan Direktorat Jenderal Bea dan Cukai;

b.

Subbagian Tata Usaha pada Sekretariat Direktorat Jenderal Bea dan Cukai sebagai Unit Kearsipan Sekretariat Direktorat Jenderal Bea dan Cukai;

c.

Subbagian Tata Usaha pada Direktorat Perencanaan Penerimaan sebagai Unit Kearsipan Direktorat Perencanaan Penerimaan;

d.

Subbagian Tata Usaha pada Direktorat Teknis Pabean sebagai Unit Kearsipan Direktorat Teknis Pabean;

e.

Subbagian Tata Usaha pada Direktorat Fasilitas Pabean sebagai Unit Kearsipan Direktorat Fasilitas Pabean;

f.

Subbagian Tata Usaha pada Direktorat Cukai sebagai Unit Kearsipan Direktorat Cukai;

g.

Subbagian Tata Usaha pada Direktorat Pencegahan dan Penyidikan sebagai Unit Kearsipan Direktorat Pencegahan dan Penyidikan;

h.

Subbagian Tata Usaha pada Verifikasi dan Audit sebagai Unit Kearsipan Direktorat Verifikasi dan Audit;

i.

Subbagian Tata Usaha pada Direktorat Kepabeanan Internasional sebagai Unit Kearsipan Direktorat Kepabeanan Internasional;

j.

Subbagian Tata Usaha pada Pusat Pengolahan Data dan Informasi Bea dan Cukai sebagai Unit Kearsipan Pusat Pengolahan Data dan Informasi Bea dan Cukai.

6)

Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan

a.

Bagian Umum pada Sekretariat Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan sebagai Unit Kearsipan Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan.

b.

Subbagian Tata Usaha pada Sekretariat Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan sebagai Unit Kearsipan Sekretariat Direktorat Jenderal Lembaga Keuangan;

c.

Subbagian Tata Usaha pada Direktorat Asuransi sebagai Unit Kearsipan Direktorat Asuransi;

d.

Subbagian Tata Usaha pada Direktorat Dana Pensiun sebagai Unit Kearsipan Direktorat Dana Pensiun;

e.

Subbagian Tata Usaha pada Direktorat Pengelolaan Penerusan Pinjaman sebagai Unit Kearsipan Direktorat Pengelolaan Penerusan Pinjaman;

f.

Subbagian Tata Usaha pada Direktorat Penerimaan Minyak dan Bukan Pajak sebagai Unit Kearsipan Direktorat Penerimaan Minyak dan Bukan Pajak;

g.

Subbagian Tata Usaha pada Direktorat Pembinaan Akuntansi dan Jasa Penilai sebagai Unit Kearsipan Direktorat Pembinaan Akuntansi dan Jasa Penilai.

7)

Badan Pengawas Pasar Modal

a.

Bagian Umum pada Sekretariat Badan sebagai Unit Kearsipan Badan Pengawas Pasar Modal;

b.

Subbagian Tata Usaha pada Sekretariat Badan sebagai Unit Kearsipan Sekretariat Badan Pengawas Pasar Modal;

c.

Subbagian Tata Usaha pada Biro Perundang-undangan dan Bantuan Hukum sebagai Unit Kearsipan Biro Perundang-undangan dan Bantuan Hukum;

d.

Subbagian Tata Usaha pada Biro Pemeriksaan dan Penyidikan sebagai Unit Kearsipan Biro Pemeriksaan dan Penyidikan;

e.

Subbagian Tata Usaha pada Biro Pengelolaan Investasi dan Riset sebagai Unit Kearsipan Biro Pengelolaan Investasi dan Riset;

f.

Subbagian Tata Usaha pada pada Biro Transaksi dan Lembaga Efek sebagai Unit Kearsipan Biro Transaksi dan Lembaga Efek;

g.

Subbagian Tata Usaha pada Biro Penilaian Keuangan Perusahaan I sebagai Unit Kearsipan Biro Penilaian Keuangan Perusahaan I;

h.

Subbagian Tata Usaha pada Biro Penilaian Keuangan Perusahaan II sebagai Unit Kearsipan Biro Penilaian Keuangan Perusahaan II;

i.

Subbagian Tata Usaha pada Biro Standar Akuntansi.

8)

Badan Analisa Keuangan dan Moneter

a.

Bagian Umum pada Sekretariat Badan sebagai Unit Kearsipan Badan Analisa Keuangan dan Moneter;

b.

Subbagian Tata Usaha pada Sekretariat Badan sebagai Unit Kearsipan Sekretariat Badan Analisa Keuangan dan Moneter;

c.

Subbagian Tata Usaha pada Biro Analisa APBN sebagai Unit Kearsipan Biro Analisa APBN;

d.

Subbagian Tata Usaha pada Biro Analisa Meneter sebagai Unit Kearsipan Biro Analisa Moneter;

e.

Subbagian Tata Usaha pada Biro Analisa Keuangan Daerah sebagai Unit Kearsipan Biro Analisa Keuangan Daerah;

f.

Subbagian Tata Usaha pada Biro Pengkajian Ekonomi dan Keuangan sebagai Unit Kearsipan Biro Pengkajian Ekonomi dan Keuangan.

9)

Badan Pelayanan Kemudahan Ekspor dan Pengolahan Data Keuangan

Subbagian Tata Usaha pada Sekretariat Badan sebagai Unit Kearsipan Badan Pelayanan Kemudahan Ekspor dan Pengolahan Data Keuangan.

10)

Badan Urusan Piutang dan Lelang Negara

a.

Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga pada Sekretariat Badan sebagai Unit Kearsipan Badan Urusan Piutang dan Lelang Negara;

b.

Subbagian Tata Usaha pada Sekretariat Badan sebagai Unit Kearsipan Sekretariat Badan Urusan Piutang dan Lelang Negara;

c.

Subbagian Tata Usaha pada Biro Piutang Negara Perbankan sebagai Unit Kearsipan Biro Piutang Negara Perbankan;

d.

Subbagian Tata Usaha pada Biro Piutang Negara Non Perbankan sebagai Unit Kearsipan Biro Piutang Negara Non Perbankan;

e.

Subbagian Tata Usaha pada Biro Lelang Negara sebagai Unit Kearsipan Biro Lelang Negara;

f.

Subbagian Tata Usaha pada Biro Informasi dan Hukum sebagai Unit Kearsipan Biro Informasi dan Hukum;

11)

Badan Akuntansi Keuangan Negara

a.

Bagian Umum pada Sekretariat Badan sebagai Unit Kearsipan Badan Akuntansi Keuangan Negara;

b.

Subbagian Tata Usaha pada Sekretariat Badan sebagai Unit Kearsipan Sekretariat Badan Akuntansi Keuagnan Negara;

c.

Subbagian Tata Usaha pada Biro Akuntansi dan Pelaporan Keuangan sebagai Unit Kearsipan Biro Akuntansi dan Pelaporan Keuangan;

d.

Subbagian Tata Usaha pada Biro Pembinaan Sistem Akuntansi Negara sebagai Unit Kearsipan Biro Pembinaan Sistem Akuntansi Negara;

e.

Subbagian Tata Usaha pada Biro Perhiutangan Anggaran Negara sebagai Unit Kearsipan Biro Perhitungan Anggaran Negara;

f.

Subbagian Tata Usaha pada Biro Tata Usaha Inventaris Kekayaan Negara sebagai Unit Kearsipan Biro Tata Usaha Inventaris Kekayaan Negara.

12)

Badan Pendidikan dan Latihan Keuangan

a.

Bagian Umum pada Sekretariat Badan sebagai Unit Kearsipan Badan Pendidikan dan Latihan Keuangan;

b.

Subbagian Tata Usaha pada Sekretariat Badan sebagai Unit Kearsipan Sekretariat Badan Pendidikan dan Latihan Keuangan;

c.

Subbagian Tata Usaha pada Pusat Pendidikan dan Latihan Pegawai sebagai Unit Kearsipan Pusat Pendidikan dan Latihan Pegawai;

d.

Subbagian Tata Usaha pada Pusat Pendidikan dan Latihan Anggaran sebagai Unit Kearsipan Pusat Pendidikan dan Latihan Anggaran;

e.

Subbagian Tata Usaha pada Pusat Pendidikan dan Latihan Perpajakan sebagai Unit Kearsipan Pusat Pendidikan dan Perpajakan;

f.

Subbagian Tata Usaha pada Pusat Pendidikan dan Latihan Bea dan Cukai sebagai Unit Kearsipan Pusat Pnedidikan dan Latihan Bea dan Cukai.

g.

Subbagian Tata Usaha pada Pusat Pendidikan dan Latihan Umum sebagai Unit Kearsipan Pusat Pendidikan dan Latihan Umum;

b.

Kantor Vertikal

1)

Kantor Vertikal Direktorat Jenderal Anggaran

a.

Subbagian Tata Usaha dan Pelaporan pada Kantor Wilayah Tipe A Direktorat Jenderal Anggaran sebagai Unit Kearsipan Kantor Wilayah Tipe A Direktorat Jenderal Anggaran;

b.

Subbagian Tata Usaha dan Kepegawaian pada Kantor Wilayah Tipe B Direktorat Jenderal Anggaran sebagai Unit Kearsipan Kantor Wilayah Tipe B Direktorat Jenderal Anggaran;

c.

Subbagian Umum pada Kantor Perbendaharaan dan Kas Negara Tipe A, B, C, dan D sebagai Unit Kearsipan Kantor Perbendaharaan dan Kas Negara;

d.

Subbagian Umum pada Kantor Tata Usaha Anggaran Tipe A dan B sebagai Unit Kearsipan Kantor Tata Usaha Anggaran.

2)

Kantor Vertikal Direktorat Jenderal Pajak

a.

Subbagian Tata Usaha dan Pelaporan pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Pajak sebagai Unit Kearsipan Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Pajak;

b.

Subbagian Tata Usaha pada Kantor Pelayanan Pajak sebagai Unit Kearsipan Kantor Pelayanan Pajak;

c.

Subbagian Tata Usaha pada Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan Bangunan sebagai Unit Kearsipan Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan Bangunan;

d.

Subbagian Tata Usaha pada Kantor Pemeriksaan dan Penyidikan Pajak sebagai Unit Kearsipan Kantor Pemeriksaan dan Penyidikan Pajak;

3)

Kantor Vertikal Direktorat Jenderal Bea dan Cukai

a.

Subbagian Tata Usaha dan Rumah Tangga pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Bea dan Cukai sebagai Unit Kearsipan Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Bea dan Cukai;

b.

Subbagian Umum pada Kantor Pelayanan Bea dan Cukai Tipe A dan B sebagai Unit Kearsipan Kantor Pelayanan Bea dan Cukai Tipe A dan B;

c.

Urusan Umum pada Kantor Pelayanan Bea dan Cukai Tipe C sebagai Unit Kearsipan Kantor Pelayanan Bea dan Cukai Tipe C;

d.

Subbagian Umum pada Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe A sebagai Unit Kearsipan Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe A;

e.

Urusan Umum pada Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B sebagai Unit Kearsipan Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B;

f.

Subbagian Umum pada Balai Pengujian dan Identifikasi Barang sebagai Unit Kearsipan Balai Pengujian dan Identifikasi Barang;

g.

Urusan Umum pada Loka Pengujian dan Identifikasi Barang sebagai Unit Kearsipan Loka Pengujian dan Identifikasi Barang.

4)

Kantor Vertikal Badan Pelayanan Kemudahan Ekspor dan Pengolahan Data Keuangan

Subbagian Umum pada Kantor Pelayanan Kemudahan Ekspor Regional Tipe A dan Tipe B sebagai Unit Kearsipan Kantor Pelayanan Kemudahan Ekspor Regional Tipe A dan Tipe B.

5)

Kantor Vertikal Badan Urusan Piutang dan Lelang Negara

a.

Subbagian Tata Usaha pada Kantor Wilayah BUPLN sebagai Unit Kearsipan Kantor Wilayah Badan Urusan Piutang dan Lelang Negara;

b.

Subbagian Tata Usaha pada Kantor Pelayanan Pengurusan Piutang Negara Tipe A sebagai Unit Kearsipan Kantor Pelayanan Pengurusan Piutang Negara Tipe A;

c.

Subbagian Tata Usaha pada Kantor Pelayanan Pengurusan Piutang Negara Tipe B sebagai Unit Kearsipan Kantor Pelayanan Pengurusan Piutang Negara Tipe B;

d.

Subbagian Tata Usaha pada Kantor Lelang Negara Tipe A sebagai Unit Kearsipan Kantor Lelang Negara Tipe A;

e.

Urusan Tata Usaha pada Kantor Lelang Negara Tipe B sebagai Unit Kearsipan Kantor Lelang Negara Tipe B.

6)

Kantor Vertikal Badan Akuntansi Keuangan Negara

7)

Kantor Vertikal Badan Pendidikan dan Latihan Keuangan

Subbagian Umum pada Balai Dilat Keuangan sebagai Unit Kearsipan Balai Dilat Keuangan.

2.

Unit Pengolah adalah semua satuan kerja di lingkungan Setjen, Ditjen, Itjen, dan Badan dalam rangka melaksanakan tugas pokok dan fungsinya.

B.

Prosedur Pelaksanaan Akuisisi Arsip Kegiatan akuisisi terhadap arsip-arsip yang tersimpan pada Unit Kearsipan dan Unit Pengolah dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut : Tingkat Pusat

1.

Unit Kearsipan pada masing-masing unit organisasi eselon II dibantu dengan Unit Pengolahnya melakukan pendataan terhadap semua arsip-arsip tahun 1967 s.d. 1998 yang tersimpan pada Unit Kearsipan dan Unit Pengolah, untuk mengetahui mengenai jenis arsip, tahun, jumlah/volume, media, kondisi fisik, lokasi dan kondisi penyimpanan, dan keterangan lainnya.

2.

Setelah dilakukan pendataan, Unit Kearsipan pada masing-masing unit organisasi eselon II melakukan seleksi awal terhadap arsip yang sudah didata untuk menyeleksi arsip-arsip yang mempunyai nilai guna pertanggungjawaban nasional, dengan cara mengklasifikasikan jenis arsip untuk dicatat ke dalam Daftar Inventarisasi Arsip, untuk mengetahui klasifikasi arsip, tahun, deskripsi, media, volume, jenis arsip, retensi arsip dan keterangan lainnya.

3.

Unit Kearsipan eselon II melaporkan hasil inventarisasi kepada Pimpinan eselon II masing-masing;

4.

Pimpinan eselon II meneruskan hasil inventarisasi tersebut kepada :

a.

Di lingkungan Sekretariat Jenderal laporan hasil inventarisasi disampaikan kepada Kepala Biro Umum;

b.

Di lingkungan Inspektorat Jenderal, Direktorat Jenderal, dan Badan Laporan hasil inventarisasi disampaikan kepada Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Direktorat Jenderal dan Sekretaris Badan;

5.

Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Direktorat Jenderal, Sekretaris Badan, dan Kepala Biro Umum melakukan seleksi lebih lanjut terhadap laporan hasil inventarisasi arsip, sesuai dengan fungsinya sebagai Unit Kearsipan pada unit organisasi eselon I masing-masing.

6.

Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Direktorat Jenderal, dan Sekretaris Badan wajib menyampaikan hasil inventarisasi dan penyeleksiannya tersebut kepada Sekretaris Jendeal u.p Kepala Biro Umum.

7.

Sekretaris Jenderal u.p Kepala Biro Umum meneruskan usulan tersebut kepada Tim Khusus Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi Pembangunan di lingkungan Departemen Keuangan untuk melakukan penilaian.

8.

Tim Akuisisi tersebut melakukan penilaian atas arsi-arsip yang tercantum dalam daftar hasil inventarisasi arsip, apakah arsip tersebut memenuhi syarat untuk diserahkan kepada ANRI.

9.

Hasil penilaian tim akuisisi dilaporkan oleh Ketua Tim kepada Sekretaris Jenderal u.p Kepala Biro Umum disertai rekomendasi penyelesaian lebih lanjut.

10.

Kepala Biro Umum melakukan konsultasi kepada ANRI mengenai arsip-arsip statis yang aakn diserahkan.

11.

Sekretaris Jenderal u.p Kepala Biro Umum setelah melakukan konsultasi dengan ANRI membuat surat pemberitahuan kepada Sekretaris Itjen/Ditjen/Badan serta Kepala biro pada Sekretariat Jenderal dan Sekretaris BPSP yang mengusulkan agar segera memindahkan arsip-arsip yang telah direkomendasi memenuhi syarat tersebut kepada Biro Umum, Sekretariat Jenderal Departemen Keuangan dengan dibuatkan Berita Acara Pemindahan Arsip dengan menggunakan contoh formulir VI.

12.

Kepala Biro Umum, selanjutnya atas nama Sekretaris Jenderal Departemen Keuangan menyerahkan arsip-arsip yang bernilai pertanggungjawaban nasional tersebut kepada Arsip Nasional Republik Indonesia dengan membuat Berita Acara Penyerahan Arsip Statis sesuai contoh formulir VII.

13.

Kepala Biro Umum melaporkan hasil penyerahan arsip tersebut kepada Menteri Keuangan, Sekretaris Jenderal, dan Pimpinan unit eselon I yang bersangkutan.

Tingkat Daerah

1.

Unit Kearsipan pada masing-masing kantor vertikal (Kantor Wilayah Dirjen/Badan dan atau Kantor Operasional) dibantu oleh Unit Pengolahnya melakukan pendataan terhadap semua arsip-arsip tahun 1967 s.d. 1998 yang tersimpan pada Unit Kearsipan maupun Unit Pengolah.

2.

Unit Kearsipan pada masing-masing Kantor Wilayah/Kantor Operasional dibantu oleh Unit Pengolahnya melakukan seleksi awal terhadap arsip yang sudah didata untuk menyeleksi arsip-arsip yang mempunyai nilai guna pertanggungjabwaban nasional dengan cara mengklasifikasikan jenis arsip ke dalam Daftar Inventarisasi Arsip.

3.

a.

Unit Kearsipan pada Kantor Wilayah melaporkan hasil Inventarisasi tersebut kepada Kepala Kantor Operasional yang bersangkutan, dengan tembusan kepada Sekretaris Jenderal u.p Kepala Biro Umum dan Sekretaris Direktorat Jenderal/Badan yang bersangkutan.

b.

Unit Kearsipan pada Kantor Operasional melaporkan hasil Inventarisasi tersebut kepada Kepala Kantor Operasional yang bersangkutan, dengan tembusan kepada Sekretaris Jenderal u.p Kepala Biro Umum, Sekretaris Direktorat Jenderal/Badan yang bersangkutan dan Kepala Kantor Wilayah atasannya.

c.

Kepala Biro Umum dan Sekretaris Ditjen/Badan selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah menerima laporan tersebut dapat memberikan saran pendapat terhadap laporan hasil Inventarisasi tersebut kepada Kepala Kantor Wilayah/Kepala Kantor Operasional yang bersangkutan.

4.

Kepala Kantor Wilayah/Kepala Kantor Operasional melakukan penilaian apakah arsip-arsip yang sudah diinventaris tersebut memenuhi syarat untuk diserahkan kepada ANWIL. Penilaian tersebut dapat dilakukan oleh Tim Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi Pembangunan Kantor Wilayah/Kantor Operasional yang dibentuk Oleh Kepala Kantor Wilayah.

5.

Kepala Kantor Wilayah/Kepala Kantor Operasional yang bersangkutan setelah melakukan konsultasi terlebih dahulu dengan ANWIL, melakukan penyerahan arsip kepada Arsip Nasional/Wilayah dengan menggunakan Berita Acara Penyerahan Arsip.

6.

Kepala Kantor Wilayah/Kepala Kantor Operasional yang telah melakukan penyerahan arsip kepada Arsip Nasional Wilayah, melaporkan kepada Sekretaris Jenderal u.p Kepala Biro Umum dan Pimpinan unit eselon I masing-masing.

7.

Catatan Khusus :

Khusus untuk Kantor Wilayah/Kantor operasional yang berada di wilayah DKI Jakarta, penyerahan arsip kepada Arsip Nasional Indonesia dilakukan melalui Sekretaris Jenderal u.p Kepala Biro Umum.

Prosedur pelaksanaan akuisisi arsip pada Kantor Wilayah/Kantor Operasional khusus yang berada di wilayah DKI Jakarta adalah sebagai berikut :

a.

Unit Kearsipan pada masing-masing kantor vertikal (Kantor Wilayah Ditjen/Badan dan atau Kantor Operasional) dibantu oleh Unit Pengolahnya melakukan pendataan terhadap semua arsip-arsip tahun 1967 s.d. 1998 yang tersimpan pada Unit Kearsipan maupun Unit Pengolah,

b.

Unit Kearsipan pada masing-masing Kantor Wilayah/Kantor Operasional dibantu oleh Unit Pengolahnya melakukan seleksi awal terhadap arsip yang sudah didata untuk menyeleksi arsip-arsip yang mempunyai nilai guna pertanggungjawaban nasional dengan cara mengklasifikasikan jenis arsip untuk dicatat ke dalam Daftar Inventarisasi Arsip.

c.

Unit Kearsipan pada Kantor Wilayah melaporkan hasil inventarisasi tersebut kepada Kepala Kantor Wilayah yang bersangkutan.

d.

Unit Kearsipan pada Kantor Operasional melaporkan hasil inventarisasi tersebut kepada Kepala Kantor Operasional yang bersangkutan.

e.

Kepala Kantor Wilayah/Kepala Kantor Operasional melakukan seleksi lebih lanjut apakah arsip-arsip yang sudah diinventaris tersebut memenuhi syarat untuk diserahkan kepada ANRI.

f.

Kepala Kantor Wilayah/Kepala Kantor Operasional yang bersangkutan wajib menyampaikan hasil inventarisasi dan penyeleksiannya tersebut kepada Sekretaris Jenderal Departemen Keuangan u.p. Kepala Biro Umum dengan tembusan kepada Sekretaris Ditjen/Sekretaris Badan yang bersangkutan.

g.

Sekretaris Jenderal u.p. Kepala Biro Umum meneruskan usulan tersebut kepada Tim Khusus Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi Pembangunan di lingkungan Departemen Keuangan untuk melakukan penilaian.

h.

Tim Akuisisi tersebut melakukan penilaian atas arsip-arsip yang tercantum dalam daftar hasil inventarissi arsip, apakah arsip tersebut memenuhi syarat untuk diserahkan kepada ANRI.

i.

Hasil penilaian tim akuisisi dilaporkan oleh Ketua Tim kepada Sekretaris Jenderal u.p. Kepala Biro Umum disertai rekomendasi penyelesaian lebih lanjut.

j.

Sekretaris Jenderal u.p. Kepala Biro Umum membuat surat pemberitahuan kepada Kepala Kanwil/Kepala Kantor Operasional yang mengusulkan agar segera memindahkan arsip-arsip yang telah direkomendasikan tersebut kepada Biro Umum, Sekretariat Jenderal Departemen Keuangan dengan dibuatkan Berita Acara Pemindahan sesuai dengna contoh formulir VI.

k.

Kepala Biro Umum setelah melakukan konsultasi terlebih dahulu dengan Arsip Nasional Republik Indonesia, selanjutnya atas nama Sekretaris Jenderal Departemen Keuangan menyerahkan arsip-arsip yang bernilai pertanggungjawaban nasional tersebut kepada Arsip Nasional Republik Indonesia dengan dibuatkan Berita Acara Penyerahan Arsip Statis sesuai dengan contoh formulir VII.

l.

Kepala Biro Umum melaporkan hasil penyerahan arsip tersebut keapda Menteri Keuangan, Sekretaris Jenderal, dan Pimpinan unit eselon I yang bersangkutan.

8

Lain-lain :

Dalam pelaksanaan Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi Pembangunan di daerah, dapat dibentuk Tim Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi Pembangunan dengan Keputusan Kepala Kantor Wilayah yang bersangkutan yang mempunyai tugas melakukan pendataan, inventarisasi arsip, penilaian, dan penyerahan arsip yang mempunyai nilai pertanggungjawaban nasional kepada Arsip Nasional Wilayah.

C.

Tata Cara Pelaksanaan Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi

1.

Pendataan

Unit Kearsipan di lingkungan Departemen Keuangan melakukan pendataan arsip yang tersimpan pada unitnya masing-masing dengan menggunakan contoh formulir 1 pedoman ini, dengan mendata aspek-aspek informasi dan berkas arsip yang meliputi :

1)

Jenis arsip : berkas dokumen yang diciptakan dan atau disimpan di Unit Kearsipan/Unit Pengolah (dapat diambil dari buku agenda dan fisik arsip);

2)

Tahun arsip : kurun waktu penciptaan arsip;

3)

Jumlah/Volume arsip yang ada di unit kerja dalam satuan berkas, lembar, bendel;

4)

Media arsip meliputi : kertas, pandang dengar arsip, karto grafic atau arsip elektronik;

5)

Kondisi fisik arsip, berkaitan dengan keadaan fisik arsip seperti robek, rusak, rapuh, tidak jelas dan sebagainya;

6)

Lokasi arsip : Unit tempat penyimpanan arsip;

7)

Asal arsip : Unit kerja yang memberkaskan/menciptakan arsip;

8)

Kondisi ruang penyimpanan : meliputi kelembaban udara, AC, ventilasi, luas ruangan;

9)

Keterangan : dapat digunakan untuk hal-hal yang dianggap perlu, misalnya asli/tembusan.

2.

Inventarisasi dan Seleksi Lebih Lanjut Setelah dilakukan pendataan arsip, dilakukan inventarisasi yaitu proses lanjutan dari pengumpulan data arsip dengan melakukan seleksi awal untuk menyeleksi arsip yang mempunyai nilai guna pertanggungjawaban nasional dengan menggunakan contoh formulir II pedoman ini, untuk memperoleh informasi mengenai :

a.

Klasifikasi arsip : mengelompokkan arsip berdasarkan kesamaan masalah. Misalnya : Pelaksanaan anggaran (SKO, SPP, dan SPM Rutin) diklasifikasikan dalam klasifikasi KU-Keuangan.

b.

Tahun arsip : tahun dibuat/diciptanya arsip;

c.

Diskripsi arsip : uraian ringkas isi berkas/dokumen yang memuat informasi arsip yang dituangkan dalam judul dan uraian yang jelas periode terbitnya/terciptanya sejak awal hingga selesainya kegiatan, dan bentuk redaksi menyangkut format arsip yang ada, apakah SK, DIP, DIK, PO, Laporan, Memorandum, Risalah Rapat, dan lain-lain sebagainya;

d.

Retensi arsip : retensi arsip yang tercantum dalam Jadwal Retensi Arsip yang berlaku;

e.

Keterangan : dapat digunakan untuk hal-hal yang dianggap perlu, misalnya terhadap suatu Keputusan, harus mencantumkan apakah masih berlaku atau sudah tidak berlaku, bila sudah tidak berlaku, sejak kapan mulai tidak berlakunya.

Formulir Daftar Inventarisasi Arsip (Formulir II) dipergunakan juga untuk melakukan seleksi lebih lanjut.

3.

Penilaian

Terhadap arsip-arsip yang telah didata dan telah diinventarisasi, dilakukan penilaian, untuk Tingkat Pusat oleh Tim Akuisisi, untuk Kantor Wilayah/Kantor Operasional oleh Unit Kearsipan masing-masing atau Tim Akuisisi yang dibentuk oleh Kepala Kantor Wilayah masing-masing, dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a.

Kepentingan lembaga pencipta (creating agency);

b.

Ketentuan hukum yang spesifik dan mengikat sesuai dengan materinya;

c.

Peraturan perundang-undangan kearsipan;

d.

Kepentingan masyarakat;

e.

Pertanggungjawaban Nasional.

Langkah-langkah penilaian :

1)

Periksa kolom retensi jenis arsip, tahun, retensi, volume, media arsip, tingkat keaslian, nilai guna, dan rekomendasi;

2)

Rangkumlah dan nilai data-data tersebut dengan metode TRY ke dalam Formulir Proses Penilaian Arsip seperti contoh formulir III; Untuk menentukan nilai guna arsip, yaitu apakah suatu arsip mempunyai nilai guna primer atau nilai guna sekunder dengan berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip. Selain itu, dapat pula sebagai acuan menggunakan tolok ukur melalui pendekatan TRY (Tidak, Ragu, Ya), antara lain dengan melakukan penilaian seperti contoh di bawah ini, yaitu :

Nilai Guna Primer :

a.

Nilai guna Administrasi             Ya / Tidak Ragu-ragu (Y/T/R)

b.

Nilai guna Hukum                     Ya / Tidak Ragu-ragu (Y/T/R)

c.

Nilai guna Keuangan                 Ya / Tidak Ragu-ragu (Y/T/R)

d.

Nilai guna Ilmiah & Teknologi    Ya / Tidak Ragu-ragu (Y/T/R)

Nilai Guna Sekunder :

a.

Nilai guna Kebuktian

Ya / Tidak Ragu-ragu (Y/T/R)

b.

Nilai guna Informasional

Ya / Tidak Ragu-ragu (Y/T/R)

Setelah dilakukan penilaian, diambil kesimpulan untuk menentukan nilai gunanya seperti di bawah ini :

No Urut

Berguna atau Tidak (Nilai Primer)

Bernilai atau tidak (Nilai Skunder)

Proses yang harus dilaksanakan

(1)

(2)

(3)

(4)

1

T

T

Musnahkan

2

T

R

Pindahkan ke UK sambil menunggu perubahan status menjadi TT atau TY

3

T

Y

Pindahkan ke UK seterusnya untuk diserahkan ke ANRI Pusat/ Daerah

4

R

T

Ditahan (retensi) di UP sampai statusnya menjadi TT.

5

R

R

Dapat ditahan di UP atau dipindah ke UK sampai statusnya menjadi TT atau TY.

6

R

Y

Pindahkan ke UK sampai statusnya menjadi TY

7

Y

T

Ditahaun di UP sampai statusnya menjadi TT

8

Y

R

Ditahan di UP  sampai statusnya menjadi TT atau TY

9

Y

Y

Dapat ditahan di UP atau dipindah ke UK sampai statusnya menjadi TT atau TY

3)

Laksanakan penilaian arsip sesuai dengan kaidah-kaidah atau kriteria-kriteria yang telah diuraikan tersebut di atas (dengan berpedoman pada JRA dan TRY) maka arsip tersebut dapat direkomendasi sebagai berikut :

a.

Terhadap arsip-arsip yang bersifat in aktif agar dipindahkan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan;

b.

Arsip yang sudah tidak bernilaiguna dan melampaui jangka waktu simpan, agar diusulkan untuk dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

c.

Terhadap arsip yang sudah tidak bernilaiguna untuk pelaksanaan tugas, sudah melampaui jangka waktu simpan menurut JRA, tetapi mempunyai nilai guna pertanggungjawaban nasional, diusulkan untuk diserahkan ke ANRI/ANWIL sesuai prosedur yang berlaku.

4)

Terhadap arsip yang memenuhi syarat dalam penilaian untuk akuisisi, dicatat ke dalam daftar pertelaan yang diusulkan untuk diserahkan dengan menggunakan contoh formulir IV pedoman ini.

5)

Terhadap arsip yang tidak memenuhi syarat untuk diakuisisi, dicatat dalam formulir daftar pertelaan untuk disimpan atau untuk diusulkan pemusnahannya, dengan menggunakan contoh formulir V pedoman ini.

4.

Penyerahan :

a.

Tingkat Pusat

Penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia dilakukan oleh Biro Umum dengan menggunakan Formulir Berita Acara Penyerahan Arsip Statis seperti contoh formulir VII pedoman ini, setelah terlebih dahulu konsultasi dengan Arsip Nasional Republik Indonesia.

b.

Tingkat Daerah

Penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional Wilayah dilakukan oleh Kepala Kantor Wilayah/Kepala Kantor Operasional yang bersangkutan dengan menggunakan Formulir Berita Acara Penyerahan Arsip Statis seperti contoh formulir VII Pedoman ini, setelah terlebih dahulu konsultasi dengan Arsip Nasional Wilayah di daerah sesuai dengan wilayah kerjanya sebagai berikut :

No

KANWIL

Kedudukan

Wilayah Kerja (Propinsi)

1

Propinsi DI Aceh

Banda Aceh

DI Aceh dan Sumatera Utara

2

Propinsi Sumatera Barat

Padang

Sumatera Barat, Riau, Bengkulu, Jambi dan Sumatera Selatan

3

Propinsi Jawa Barat

Bandung

Jawa Barat dan Lampung

4

Propinsi Jawa Tengah

Semarang

Jawa Tengah dan DI Yogyakarta

5

Propinsi Jawa Timur

Surabaya

Jawa Timur dan Bali

6

Propinsi Nusa Tenggara Timur

Kupang

Nusa Tenggara Timur, Nusa Tenggara Barat

7

Propinsi Kalimantan Barat

Pontianak

Kalimantan Barat, Kalimantan Tengah, Kalimantan Timur, dan Kalimantan Selatan

8

Propinsi Sulawesi Selatan

Ujung Pandang

Sulawesi Selatan, Sulawesi Tenggara, Sulawesi Utara, dan Sulawesi Tengah

9

Propinsi Irian Jaya

Jayapura

Irian Jaya dan Maluku

Catatan : Khusus Kantor Wilayah dan Kantor Operasional yang berada di wilayah DKI Jaya, penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia dilakukan melalui Sekretaris Jenderal u.p Kepala Biro Umum dengan menggunakan Formulir Berita Acara Penyerahan Arsip Statis seperti contoh formulir V Pedoman ini.

5.

Pelaporan

a.

Tingkat Pusat

Hasil penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia dilaporkan oleh Kepala Biro Umum kepada Sekretaris Jenderal Departemen Keuangan dan kepada Pimpinan Unit eselon 1 yang bersangkutan.

b.

Tingkat Daerah

1)

Hasil penyerahan arsip statis dari Kantor Wilayah kepada Arsip Nasional Wilayah dilaporkan oleh Kepala Kantor Wilayah kepada Sekretaris Jenderal Departemen Keuangan u.p Kepala Biro Umum dan Pimpinan Unit eselon I masing-masing.

2)

Hasil penyerahan arsip statis dari Kantor Operasional kepada Arsip Nasional Wilayah dilaporkan oleh Kepala Kantor Operasional kepada Sekretaris Jenderal u.p Kepala Biro Umum, Pimpinan Unit eselon I masing-masing, dan Kepala Kantor Wilayah yang bersangkutan.