Sebagaimana Saudara ketahui bahwa Perjanjian Kerjasama dengan Perum Pos dan Giro tentang Pengiriman Surat dengan Perlakuan Khusus diadakan pada tanggal 9 Desember 1988 Nomor PRJ-01/PJ.1/1988 dan Nomor 41301/DIROPPOS/1988 telah berakhir pada tanggal 8 Desember 1993. Oleh karena itu untuk melanjutkan Perjanjian Kerjasama yang lama, maka terhitung sejak tanggal 9 Desember 1993 telah diadakan Perjanjian Kerjasama yang baru antara Direktorat Jenderal Pajak dengan Perusahaan Umum Pos dan Giro dengan Nomor : 46/PJ.1/1993 dan Nomor : 40200/DIROPPOS/1993 (untuk jelasnya fotocopy terlampir). Pada umumnya tata cara dalam Perjanjian Kerjasama yang baru tetap sama dengan Perjanjian Kerjasama yang lama, kecuali mengenai Kantor Pengiriman dan Tarif terhitung sejak Tahun Anggaran 1994/1995.

1. Kantor Pengirim
   Sampai dengan Tahun Anggaran 1993/1994 Kantor Pengirim surat Dinas Perlakuan Khusus masih Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak, Kantor Wilayah DJP dan Kantor Pelayanan Pajak. Namun, mulai Tahun Anggaran 1994/1995 unit Kantor Direktorat Jenderal Pajak yang dapat melakukan pengiriman surat dengan Perlakuan Khusus hanya Kantor Pelayanan Pajak dan Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak.

2. Surat-surat yang dapat dikirimkan dengan Perlakuan Khusus

   2.1.

   Mengingat keterbatasan dana maka surat-surat yang boleh dikirimkan dengan Perlakuan Khusus adalah : KP.PDIP 4.20 (Kartu NPWP) KP.PDIP 4.21 (Bukti Pendaftaran WP) KP.PDIP 4.22 (Pengukuhan PKP) Semua SPT PPhTahunan SPb, SKP, SKPT, SKKPP, SKPKPP, SPMKP, SPT. Surat Keputusan Keberatan;  Adapun Surat-surat dinas lainnya supaya dikirimkan sebagai Surat Dinas Biasa.

   2.2.

   Alamat pihak yang dituju harus lengkap, jelas dan berada di wilayah Kantor Pos dan Giro yang termasuk dalam jaringan Pos Surat Kilat Khusus dan Surat Kilat. Surat-surat yang alamatnya nyata-nyata tidak lengkap/tidak jelas, seperti hanya mencantumkan nama jalan saja, nomor RT/RW atau nama desa saja, supaya dikirimkan; sebagai Surat Dinas Biasa. Walaupun demikian, apabila di daerah Saudara pada umumnya banyak alamat yang bersifat umum, hanya mencantumkan seperti nama Banjar, Desa, Kelurahan, RT/RW saja tetapi dianggap perlu penyampaiannya dengan Surat Perlakuan Khusus, maka Saudara terlebih dahulu harus membicarakannya untuk mencapai kesepakatan dengan Kepala Kantor Pos dan Giro setempat.

3. Sampul Surat Perlakuan Khusus.
   Pengiriman Surat Perlakuan Khusus menggunakan sampul Khusus dengan ciri-ciri :
   1. Sampul dibuat dalam ukuran besar atau kecil serta warna putih atau coklat;
   2. Di sebelah kiri atas tercetak nama dan alamat Kantor Pengirim;
   3. Di sebelah tengah atas dibubuhkan teraan atau cap DINAS PERLAKUAN KHUSUS dan di bawahnya tertera nomor dan tanggal surat Perjanjian kerjasama antara Direktorat Jenderal Pajak dengan Perum Pos dan Giro;
      Contoh cap :

      DINAS PERLAKUAN KHUSUS

      Nomor : 46/PJ.1/1993 Nomor  : 40200/DIROPPOS/1993 Tanggal : 9 Desember 1993

   4. Di sebelah kiri bawah dibubuhkan cap dinas/cap jabatan pengirim.

4. Biaya Pengiriman Surat dengan Perlakuan Khusus.
   Untuk Tahun Anggaan 1993/1994 biaya surat dengan Perlakuan Khusus tetap sebesar Rp. 500,- (Lima Ratus Rupiah). Terhitung mulai Tahun Anggaran 1994/1995 biaya pengiriman Surat Perlakuan Khusus sebesar
   Rp. 600,- (Enam Ratus Rupiah) untuk setiap surat tanpa memperhatikan tingkat beratnya.

5. Pembayaran biaya pengiriman surat dengan Perlakuan Khusus.

   5.1.	Untuk Tahun Anggaran 1993/1994 pembayaran biaya pengiriman surat Perlakuan Khusus yang dikirimkan oleh Kantor Pelayanan Pajak dan Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Pajak dilakukan seperti dalam Perjanjian Kerjasama lama yaitu melalui Kepala Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Pajak.
   5.2.	Mulai Tahun Anggaran 1994/1995 : Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak. Biaya pengiriman Surat Perlakuan Khusus yang dikirim oleh Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak, pembayarannya dilakukan melalui Kepala Bagian Umum KP. DJP. Kantor Pelayanan Pajak. Pembayaran biaya pengiriman Surat Perlakuan Khusus dilakukan melalui Kantor Pelayanan Pajak yang bersangkutan.

6. Resi Surat dan Surat-surat Kempos.
   Kantor Pos dan Giro akan menyerahkan Resi Surat yang telah ditandatangani oleh penerima dan surat yang tidak dapat disampaikan beserta Resinya yang telah diberi keterangan oleh petugas Pos (setelah diusahakan oleh petugas Pos tersebut mendapatkan informasi kepada pihak-pihak yang terkait) mengenai sebab tidak dapat disampaikan dan informasi alamat baru Wajib Pajak, penghuni baru di alamat tersebut kepada Saudara. Untuk itu resi dan Sampul Surat yang bertalian agar ditatausahakan dengan baik, karena dokumen tersebut menjadi bukti dalam persyaratan mengajukan klaim.

7. Klaim atas biaya pengiriman yang telah dibayar
   Saudara dapat mengajukan klaim atas biaya pengiriman Surat Perlakuan Khusus kepada Kepala Kantor Pos dan Giro setempat dalam hal :
   1. Surat-surat disampaikan melewati batas waktu pengantaran surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) Perjanjian Kerjasama;
   2. Surat-surat yang tidak dapat disampaikan tidak disertai keterangan sebagaimana dimaksud dalam pasal 5 ayat (3) Perjanjian Kerjasama; 

   Dalam menyampaikan klaim Saudara harus menyampaikan Daftar Klaim disertai bukti-bukti berupa Resi atau Sampul yang bertalian. Untuk Tahun anggaran 1993/1994 Pembayaran Klaim yang terima dari Kepala Kantor Pos dan Giro setempat agar dikirimkan kepada Kepala Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Pajak yang bersangkutan, sedangkan mulai Tahun Anggaran 1994/1995 tidak diperlukan lagi dikirimkan ke Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Pajak.

8. Koodinasi pelaksanaan di daerah
   Untuk lebih mendayagunakan pelaksanaan Perjanjian Kerjasama di tingkat daerah maka Kepala Kantor Wilayah DJP agar membentuk Tim Koordinasi dan mengadakan koordinasi dengan Kepala Kantor Wilayah Pos dan Giro dan/atau UPT Perum Pos dan Giro di Daerah. Pertemuan dilakukan 6 (enam) bulan sekali untuk membicarakan dan memecahkan masalah-masalah yang dihadapi masing-masing pihak. Pada setiap akhir tahun Kepala Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Pajak agar menyampaikan laporan/permasalahan di lapangan serta saran-saran kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Pajak selaku Ketua Tim Evaluasi Direktorat Jenderal Pajak.

9. Dalam memanfaatkan Surat Perlakuan Khusus ini harus dilaksanakan berdasarkan prioritas dengan memperhatikan keterbatasan dana yang dialokasikan kepada Saudara. Untuk itu terhadap surat-surat Kempos agar dicatat di dalam Buku Register masing-masing sesuai dengan jenis suratnya serta ditata/disimpan dengan baik. Selanjutnya diusahakan mencari alamat lain dari Wajib Pajak tersebut. Apabila telah diketahui alamat baru Wajib pajak tersebut, maka pengantaran ulang oleh pihak Pos dapat dilakukan tanpa dikenakan bea tambahan. Atas Wajib Pajak dengan status Kempos selama 2 (dua) tahun berturut-turut sebaiknya untuk pengiriman surat tahun berikutnya dilakukan melalui Surat Dinas Biasa saja.

10. Untuk pelaksanaan Surat Perlakuan Khusus ini diminta agar Saudara mempelajari keseluruhan isi Perjanjian Kerjasama tersebut dan segera menghubungi Kepala Kantor Pos dan Giro setempat guna mengatur bersama-sama mengenai hal-hal teknis pengiriman surat yang lebih terperinci sesuai dengan kondisi setempat.

Demikian untuk dimaklumi.

ttd